O equacionamento do problema "gestão do trabalho e do tempo" implica a observação de três etapas:
A) Análise da forma de planejar o trabalho e utilizar o tempo(quanto tempo é dispendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdício).
B) Soluções dos problemas diagnosticados como fontes de desperdício do tempo e planejamento do trabalho.
C) Aplicação do tempo ganho em atividades produtivas do ponto de vista individual, gerencial e organizacional.
Este teste irá ajudar você executivo/gerente/profissional a resolver seu problema com o planejamento do trabalho e administração do tempo. Apresentamos a seguir uma série de questões relacionadas com as etapas A, B e C.
Caso tenha alguma dúvida sobre a resposta adequada a um determinado item, consulte um subordinado/chefe/companheiro. Procure responder às questões dentro do que realmente acontece; o importante não é "acertar" a resposta, mas aprender algo com o preenchimento do questionário. Não considere aquilo que "deveria" acontecer. Não deixe questões sem resposta.
01.
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Você sabe, de forma quantificada e precisa, quantas interrupções sofre ao longo de um dia de trabalho?
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02.
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No final do dia, você analisa seu tempo comparando o que foi previsto e o que foi realmente realizado?
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03.
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Ao programar o seu dia de trabalho você primeiro pensa nos objetivos e nas respectivas prioridades e somente após isso, prioritarizados os objetivos, pensa em quais atividades deve desenvolver para atingir cada objetivo?
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04.
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Você procura dedicar a cada objetivo/atividade períodos de tempo diretamente proporcionais à importância (do ponto de vista de resultados) de cada objetivo/atividade?
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05.
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Você registra e/ou sabe quanto tempo gasta diariamente com entrevistas, reuniões, documentação, telefonemas. internet etc.?
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06.
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Você consegue ocupar a maior parte do tempo do seu dia de trabalho com as tarefas importantes, que trazem mais resultados e são programadas por você mesmo? Deixa em segundo plano as tarefas que, embora urgentes, sofrem pressão imediata para sua execução, porém por parte de terceiros?
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07.
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Sempre que necessário você sabe dizer "não" sem causar maiores conflitos e problemas em suas relações com as outras pessoas?
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08.
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Ao analisar suas fontes de felicidade, em todos os aspectos de sua vida (esposa, filhos, trabalho, lazer etc.), você descobre que o trabalho não é sua principal razão de viver?
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09.
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Você acredita que as principais soluções dos seus problemas de planejamento de trabalho e gestão do tempo dependem basicamente de você e não de ações externas (seu chefe, subordinados etc.)?
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10.
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Você está consciente de que para implantar quaisquer soluções em administração do tempo o ideal é fazê-lo solução por solução, da mais importante para a menos importante, evitando a implantação de três ou quatro soluções simultâneas?
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11.
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Seus subordinados trazem a você problemas acompanhados das respectivas soluções?
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12.
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Ao tratar de três ou quatro problemas com uma mesma pessoa, você inicia a reunião pela discussão do problema mais importante?
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13.
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Ao marcar uma entrevista/reunião você define para a outra parte o momento do "início" e o momento do "término" da respectiva atividade?
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14.
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Você utiliza a agenda semanal (5/6 dias na mesma página) e não a agenda diária (1 dia na mesma página) para programação do seu tempo?
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15.
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Você programa atividades rotineiras para o período do dia em que está mais cansado, reservando para os períodos de descanso/tranquilidade as atividades não rotineiras?
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16.
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Ao longo do seu dia de trabalho você se preocupa em identificar e executar os 20% de ações responsáveis por 80% dos resultados obtidos (Princípio de Pareto), pois está provado que muitas vezes tarefas com igual duração trazem resultados completamente diferentes?
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17.
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O critério que você usa ao distribuir seu tempo entre seus subordinados, é o de atribuir mais tempo ao subordinado que executa a atividade mais importante e/ou precisa de mais treinamento, evitando critérios tais como amizade, gosto pelo tipo de atividade etc.?
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18.
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Durante sua ausência, sua secretária (ou pessoa com função similar) é capaz de resolver/encaminhar pelo menos 30% dos assuntos/problemas propostos?
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19.
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Você costuma definir previamente com sua secretária (ou similar) ações preventivas em relação a determinados problemas? Ex.: "Se tal problema acontecer e eu não estiver aqui você faça..."
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20.
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Ao solicitar ligações telefônicas você determina uma ordem da prioridade e fornece opções, caso a pessoa chamada não esteja ou não possa atender?
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21.
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Ao convocar uma reunião, você procura definir previamente os objetivos, temário, duração, pessoas participantes, documentos necessários, local etc.?
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22.
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Quando você entra em férias, o seu trabalho não sofre solução de continuidade em 90% dos casos?
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23.
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Ao delegar qualquer atividade você procura definir como pretende controlar o desenvolvimento do trabalho do seu subordinado?
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24.
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Você normalmente procura manusear cada documento uma única vez, buscando imediatamente dar-lhe uma solução/segmento?
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25.
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Ao receber qualquer documento que não lhe interessa você o devolve ao interessado sugerindo outra destinação, em vez de rasgá-lo ou você mesmo encaminha a outra pessoa?
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26.
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Você costuma executar tarefas importantes independentemente de serem ou não do seu agrado?
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27.
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Você procura elaborar uma lista de tarefas inovadoras, não rotineiras, para executar dentro de uma prioridade, ao longo de seu dia de trabalho?
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28.
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Você procura reservar pelo menos 15% do seu dia de trabalho para atividades não rotineiras, inovadoras, que exijam maior concentração?
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29.
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Você procura concentrar ligações telefônicas transmitidas ou recebidas em dois ou três períodos ao longo do dia?
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30.
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Você procura concentrar o trato de documentos em um ou dois períodos diários?
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