Analisando as tabelas de uso do tempo por executivos e gerentes nos últimos anos, constatamos um relativo aumento da parcela de
tempo gasto como o manuseio, análise e encaminhamento de documentos, mesmo em plena era da informação.
Dentre as causas deste fato, podemos citar o presente aumento do volume de informações e a necessidade de se colocar tudo
por escrito para maior segurança pessoal, uma decorrência da ambiguidade dos novos tempos. Quanto tempo você perde lidando com
a papelada? Quais as inadequações do seu comportamento no que diz respeito ao trato com a documentação? As perguntas deste teste
objetivam ajudá-lo a fazer uma autoanálise desses pontos. Procure respondê-las, retratando o que realmente acontece em seu
dia-a-dia, não pensando em termos do que seja ideal. Se você tem dúvida sobre qual seja a resposta a determinado item, solicite
a ajuda de um companheiro que conheça bem o seu estilo de trabalho.
Ao lado de cada item, coloque:
01)
| Ao receber um documento que não lhe interessa, você o devolve ao remetente, mencionando o destinatário correto e/ou seu desinteresse por aquele papel?
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02)
| Sua secretária tem instruções claras para entregar-lhe a documentação classificada dentro de um critério de prioridades previamente definido por você?
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03)
| Você trata de um assunto de cada vez, evitando a análise simultânea de documentação?
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04)
| Você tem por hábito só apanhar um documento quando está disposto a tomar uma ação definitiva em relação a ele?
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05)
| Você tem horários predeterminados para recebimento, análise e encaminhamento de documentos?
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06)
| Você instrui sua secretária para assinalar as partes mais importantes de cada documento, antes que lhe seja enviado?
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07)
| Sua secretária tem delegado para responder a maior parte da documentação rotineira?
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08)
| Você somente assina documentos após entrar no mérito de seu conteúdo, evitando assinaturas "em cruz"?
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09)
| Você instrui sua secretária a preparar uma relação dos documentos que quer receber, definindo o destino dos demais?
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10)
| Ao preparar qualquer texto do ditado, você costuma planejar antes o que vai escrever ou falar?
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11)
| Ao redigir qualquer documento, você procura fazê-lo levando em conta as características do(s) destinatário(s), em vez de escrever para você mesmo?
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12)
| Antes de comunicar algo a terceiros, você procura examinar se a melhor alternativa para fazê-lo é verbalmente ou por escrito?
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13)
| Você tem hábito, quando possível, de dar respostas usando a margem do próprio documento que recebeu?
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14)
| Você instrui seus subordinados a prepararem resumos quando lhe remetem documentos mais extensos?
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15)
| Você procura não arquivar documentos quando sabe que eles já estão guardados em outra unidade?
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16)
| Ao analisar documentos, você procura, em primeiro lugar, tratar daqueles mais importantes (que trazem maiores resultados), evitando iniciar pela análise daqueles mais urgentes, mais agradáveis, de solução mais rápida etc?
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17)
| Sua secretária tem instruções suas para separar aqueles documentos que estão em sua mesa há mais de 48 horas sem solução, para que você, a partir daí, defina qual a melhor alternativa de solução (encaminhamento a terceiros, delegação à própria secretária etc)?
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18)
| Você procura sempre respeitar os prazos para trato de documentação, evitando deixar as respectivas soluções para a última hora, correndo o risco de dar uma solução inadequada?
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19)
| Ao solicitar aos subordinados a análise de qualquer documento, você procura definir prazos para que isso aconteça?
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20)
| Você procura manter sobre sua mesa de trabalho apenas aqueles documentos para análise imediata, evitando as chamadas "montanhas de papel"?
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