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Teste

SUAS REUNIÕES, COMO VÃO?
L.A.Costacurta Junqueira - Vice-presidente do Instituto MVC

Em nossos seminários, temos aplicado um pequeno teste para verificar o grau de eficiência na liderança de reuniões por parte dos executivos/profissionais das organizações clientes.

O teste enumera boa parte dos problemas que podem acontecer antes, durante e após as reuniões, com enfoque especial no desperdício de tempo decorrente da incidência desses problemas.

Cada problema deve merecer um grau de 0 (zero) a 5 (cinco), obedecendo à estrutura classificatória abaixo:

* 0 = O problema não aconteceu.

* 1 = O problema aconteceu, mas trouxe consequências mínimas do ponto de vista de desperdício de tempo e busca de resultados.

* 5 = O problema aconteceu e acarretou enormes consequências do ponto de vista de desperdício de tempo e busca de resultados.

* 2, 3 e 4 = Posições intermediárias.

O importante é que os graus sejam atribuídos tendo em mente o que realmente acontece nas questões e não o que deveria acontecer. Os resultados tendem também a ser mais fidedignos quando os graus são atribuídos pelo consenso daquelas pessoas que normalmente participam de uma mesma reunião.

Então, vamos ao teste. Na lista de problemas apresentada a seguir, atribua graus de 0 a 5 a cada um deles e, ao final verifique quão problemáticas são suas reuniões.

ANTES DO INÍCIO

01.	Inexistência de agenda prévia, com tempo pré-determinado para cada tópico e do conhecimento dos participantes.
02.	Local inadequado, mal arrumado, distante, falta de apoio de infraestrutura.
03.	Diferença de nível entre os participantes com relação ao conhecimento dos assuntos a serem tratados na reunião.
04.	Processo inadequado de escolha do líder (chefe) da reunião (precipitação, votação etc).
05.	Número excessivo de participantes, prejudicando o andamento.
06.	Falta de pontualidade dos participantes quanto ao início da reunião.

DURANTE A REUNIÃO

07.	Inexistência de participação (atuação de determinados elementos).
08.	O líder não orienta o andamento da reunião no sentido de seguir a agenda prefixada (quanto a assuntos, duração e resultados).
09.	Confusão quanto aos objetivos da reunião que ora passa do cunho decisório para o informativo e vice-versa.
10.	Interrupções constantes provocadas por pessoas estranhas à reunião.
11.	Clima de competição e não de cooperação (o mais importante é ganhar a discussão e não resolver o problema).
12.	Ausência de registro sistemático do andamento da reunião.
13.	Dupla coordenação de determinado trabalho, problemas de relacionamento aparecendo ao longo da reunião.
14.	Participantes que procuram usar linguagem técnica em demasia, com prejuízo da comunicação.
15.	Decisão a ser tomada acima da competência (técnica ou hierárquica) dos participantes.
16.	Liderança "democrática" (participativa, no sentido manipulativo), provocando excesso de opiniões e nenhuma conclusão.
17.	Falta de ordenação na participação dos presentes à reunião, com pessoas falando ao mesmo tempo.
18.	Participantes querendo assumir o lugar do líder (às vezes, "disputando" à posição).
19.	Conversas paralelas.
20.	Necessidade de consultas externas a elementos não presentes à reunião.

APÓS A REUNIÃO (AO FINAL E POSTERIORMENTE)

21.	Não estabelecimento por escrito dos itens de ação: "quem", "o que", "quando", que possibilitam o controle dos resultados.
22.	Falta de clareza na definição das missões atribuídas a cada elemento.
23.	Não marcação da próxima reunião ou de qualquer outra atividade para continuidade dos assuntos.
24.	Não avaliação dos resultados da reunião (previsto x realizado).