Uma das funções da ciência de administração (ou método, se preferirem), que recebe uma enorme dose de desentendimento e até injustiça, é o conceito de planejamento. Patinho feio desta história, é criticado de forma até deselegante: tempo perdido, teoria pura, coisa de consultor (ou professor), modismo, negócio para empresa grande.

Os mais condescendentes afirmam: não funciona. Também pudera. Pelo menos um ex-Ministro do Planejamento, figura importante e respeitada, formador de opiniões, costumava dizer que, no Brasil, planejamento não servia para nada pois, em nosso país, longo prazo equivaleria, no máximo, há três meses. Mesmo hoje, este tipo de resistência costuma com frequência surgir na fase inicial de entrevistas durante meus trabalhos de Planejamento Estratégico nas organizações.

Em meu ponto de vista, contesto seriamente esta afirmação. Com escusas pela auto-referência e citação de currículo, mas depois de trinta e seis anos de consultoria em planejamento financeiro e estratégico, em recursos humanos e Universidade Corporativa, concluí que planejamento é, no mínimo, fundamental. Em todas as pesquisas que realizei em empresas triunfadoras de grande, médio e, atenção, pequeno porte, surgiu que, de alguma forma, todas costumam usar (e abusar) do conceito de planejamento. Visão estratégica, antecipação de futuro, desenho de cenários alternativos, plano tático, mentalidade estratégica ou qualquer nome que se use, o importante é destacar que o processo de se antecipar o futuro aumenta, em muito, o nível de conhecimento (eu diria, até sabedoria) sobre o nosso negócio.

Vou mais além. Pessoalmente, acredito tanto nestas técnicas que nos últimos 25 anos tenho dedicado um dia por ano à avaliação da minha trajetória pessoal e profissional. De maneira formal, retiro-me para um hotel de praia ou de serra e faço a mim mesmo as perguntas básicas que desenhei para a metodologia de estratégia de empresa. Confesso que os avanços mais importantes que conquistei neste período surgiram desses momentos de reflexão. É claro que, ao longo de cada ano, mantenho-me permanentemente ligado às mudanças e ao acompanhamento dessa trajetória. Vale também lembrar que pesquisas realizadas com ex-alunos de Harvard demonstraram que os 3% habituados, ainda na fase acadêmica, a escrever e perseguir suas metas alcançaram em 20 anos um patrimônio maior do que os 97% restantes que não davam atenção alguma ao ato de planejar.

Em realidade, o exercício do planejamento opera em quatro dimensões. Em um primeiro plano, o cognitivo. Ao procurar conhecer o futuro e suas alternativas, ocorre o aumento do conteúdo e da profundidade de suas decisões. Neste plano, planejar é melhorar o nível de conhecimento do futuro de forma a nos permitir escolher hoje a ação mais adequada. No entanto, sua mágica não fica por aí. Em um segundo plano, quando se tem uma clara noção da intenção estratégica desejada, nosso conjunto de energias e capacitações aumenta e se direciona naturalmente para o foco proposto. Um terceiro plano, que denominamos “sintonia”, surge a partir deste foco. Nele, as oportunidades e os conhecimentos existentes no mundo são filtrados e canalizados para o nosso projeto. Ao final, já no patamar da magia, podemos recorrer a uma afirmação do nosso brilhante Paulo Coelho: “Se uma pessoa tem um sonho vigoroso e consistente, o universo conspira a favor.”

Por isto, costumo recomendar aos céticos que, pelo menos, sonhem. Já será um grande passo na construção de um eficaz processo de planejamento.

Para concluir, uma motivação adicional. Praticamente a totalidade dos empresários com grande sucesso em negócios de pequeno porte afirma que um dos fatos mais importantes de suas caminhadas é, exatamente, a capacidade de sonharem. E disso, completam, não abrem mão.

Aspectos de Mentalidade

1 - Basicamente, o(s) líder(es) de sua empresa acha(m) que planejamento é:
Tempo perdido total
Coisa para empresa grande
Um exercício válido mas com resultados duvidosos
Um exercício indispensável para o sucesso

2 – Na origem de sua empresa ou de sua vida profissional como funcionou a atividade de sonhar:
Nunca tivemos tempo para esta bobagem
De vez em quando sonhávamos com nosso futuro
Passávamos bons tempos sonhando, imaginando o nosso desenvolvimento
O sonho foi simplesmente fundamental em nossa existência

Aspectos de Conteúdo

3 – Com relação ao prazo de planejamento de curto prazo (visão tática):
Não fazemos planejamento
Planejamos somente para 30/60 dias
Planejamos para um período de 60 a 180 dias
Planejamos para um período de um ano, pelo menos uma vez por ano

4 – Com relação às características do planejamento de longo prazo (visão estratégica):
Não fazemos este planejamento
De vez em quando nos sentamos para trocar ideias sobre o futuro
Normalmente temos reuniões informais sobre o futuro
Fazemos planejamento estratégico pelo menos de 2 em 2 anos, tentando enxergar de 3 a 5 anos à frente

5 – Com relação à Cultura Emprestahoma, através de suas crenças e valores:
O que é isto?
Isto não é para empresa pequena
De maneira prática temos nossos valores disseminados, na base do “fazemos o que falamos”
Temos um processo eficaz de divulgação, alimentação e até reconhecimento de nossa cultura e de nossos valores

6 – No que se refere à nossa Identidade Estratégica e definição do que somos, fazemos e para onde vamos...
Nunca pensamos sobre o assunto
Temos uma vaga ideia
Sabemos o que somos hoje, com grandes dúvidas sobre o médio e longo prazo
Temos uma ótima noção sobre o que somos e para onde vamos

7 – No que tange ao conhecimento de fatores de risco e níveis de dependências exageradas de seu negócio:
Não damos nenhuma prioridade a este fato
Quando surge algum problema maior, tentamos “apagar o incêndio”
Tomamos algum cuidado para não depender de forma perigosa de algum cliente ou fornecedor
Temos uma política séria, apoiada por procedimentos, para não sermos pegos de surpresa pela concentração exagerada em clientes e fornecedores

Aspectos de Processo

8 – Quantos dias você e sua equipe de liderança dedicam por ano à atividade de planejamento?
0 (zero)
1 a 2 dias
3 a 4 dias
5 ou mais

9 – Especificamente na relação entre o líder e sua equipe:
Não há qualquer reunião formal de planejamento
De maneira informal, líder/equipe/liderado traçam metas e objetivos de curto prazo
De maneira informal, são discutidas e analisadas metas para o ano
Em processo formal e efetivo com acompanhamento, as equipes sabem onde devem chegar em cada ano

10 – No que tange à vinculação entre atividades planejadas bem sucedidas (metas alcançadas) e prêmios/bonificações para os colaboradores:
Não pensamos nisso
De vez em quando “molhamos as mãos” dos empregados
Por decisão da diretoria distribuímos uma gratificação ao final do ano
Existe um sistema efetivo, compatível com o nosso tamanho, de participação nos resultados

11 – No que se refere ao acompanhamento do planejamento e das metas:
Nunca são acompanhadas
Quando possível, elas são analisadas
Apesar de falho, existe um sistema de acompanhamento
Temos um bom processo de acompanhamento, análise e reavaliação das metas

Aspectos de Avaliação

12 – Com relação à análise da concorrência, principalmente dos concorrentes mais importantes:
Não nos importamos com o que ocorre fora da empresa
Quando chega alguma informação ela é processada sem grande entusiasmo
Há uma relativa preocupação em análise do comportamento da concorrência
Há um processo permanente de análise dos concorrentes

13 – Com relação ao conhecimento do comportamento dos clientes, do porquê eles compram de nós e de nosso mercado:
Não temos a menor ideia
Quando eles reclamam, nós ouvimos
Quando eles reclamam nós ouvimos e procuramos corrigir
Há um processo formal e efetivo de relacionamento com os clientes para a busca de informações e melhoria contínua de nossos serviços

14 – No que se refere à administração participativa de seus colaboradores:
O empregado foi feito para trabalhar e não para falar e participar
Quando eles falam nós ouvimos
Quando eles falam nós ouvimos e procuramos analisar e melhorar os pontos indicados
Temos um processo muito efetivo de administração participativa porque valorizamos as opiniões emitidas por nossos seres humanos

15 – Com relação ao autodiagnóstico de nossa empresa:
Jamais pensamos em nos analisar
Informalmente sabemos onde somos bons e ruins
Conhecemos com certa relatividade nossas forças e fraquezas
Conhecemos muito bem nossas forças, as quais procuramos aproveitar, e nossas fraquezas, as quais procuramos eliminar ou melhorar

16 – Com relação ao ambiente externo à nossa empresa:
Jamais pensamos em analisá-lo
Informalmente sabemos o que pode nos alavancar ou nos tolher
Conhecemos com certa relatividade as ameaças e oportunidades externas
Conhecemos muito bem as ameaças externas (que procuramos evitar) e as oportunidades (que procuramos aproveitar)

Aspectos de Conformação

17 – Independentemente de haver ou não planejamento formal com relação ao nível de informações utilizadas no processo decisório:
A empresa é inteiramente voltada para dentro e são raríssimas as informações externas que chegam
As informações externas que chegam vêm exclusivamente através da própria operação (pessoal de vendas, bancos, fornecedores etc)
Há uma relativa preocupação com a obtenção sistemática de informações externas
Há um processo formal e efetivo de busca de informações externas que melhoram bastante o nível do processo decisório

18 – Com relação ao aprendizado de técnicas de planejamento:
Nunca alguém fez qualquer curso ou estudou livros e apostilas sobre o assunto
Temos uma pequena e vaga ideia teórica sobre o assunto
Existe um nível de conhecimento razoável sobre o assunto
Estudamos seriamente o assunto e, para o nosso tamanho, conhecemos bem as técnicas de planejamento

19 – No uso de consultores sérios e especializados no assunto:
Consultor, jamais
Não precisamos de consultor
Veio um consultor aqui uma vez e não deu certo
Com custos compatíveis com o nosso negócio, usamos sempre que necessário e possível a experiência de consultores em planejamento

20 – Com relação à participação dos líderes em atividades associativas:
Achamos que não vale a pena
Não temos tempo para isso
Quando há tempo, os líderes participam de algumas reuniões
Temos uma agenda programada para atividades associativas, porque entendemos que elas ajudam nosso processo de conhecimento e planejamento