Confira se a sua empresa está dando o tratamento adequado aos documentos que recebe diariamente.

Em plena era da tecnologia, quando grande parcela dos lucros é investida em novos programas de gerenciamento e controle da produção, muitos empresários ainda gastam boa parte de seu tempo manuseando, analisando e encaminhando papéis. E não se trata apenas dos dirigentes de empresas que funcionam em escritórios, mas também daqueles que tocam o empreendimento atrás de um balcão ou oferecem seus produtos na casa do cliente.

A crescente carga de informações a que todos estão expostos, independentemente do porte do negócio, é, sem dúvida, uma das razões das montanhas de papel que se formam nas mesas e armários. Mas há também o hábito, estimulado pela insegurança, de se arquivar tudo por escrito.

Contudo, definir as causas e mensurar quanto tempo se perde lidando com a papelada não é uma tarefa fácil. Esbarra-se em vícios de comportamento, nas exigências da própria legislação, que prevê dezenas de cópias autenticadas para qualquer tipo de serviço e, muitas vezes, na própria teimosia do empresário, que se recusa a limpar o arquivo e a deixar sobre a mesa apenas o necessário. Na maioria dos casos, o empresário faz isso inconscientemente, mas o resultado do acúmulo é sentido pela equipe no dia-a-dia da empresa.

As perguntas que se seguem visam a ajudá-lo a avaliar o tratamento que o seu empreendimento reserva à papelada que se amontoa no dia-a-dia. Procure respondê-las com base no que realmente acontece e não pensando em um comportamento ideal. Se tem dúvida sobre qual seja a resposta correta para uma determinada pergunta, solicite a colaboração de alguém que conheça bem seu estilo de trabalho.

1- Ao receber um documento que não lhe interessa, você o devolve ao remetente, mencionando a destinatário correto ou seu desinteresse por aquele papel?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

2- Seus auxiliares são instruídos claramente para entregar-lhe os documentos classificados dentro de um critério de prioridades, previamente definido?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

3- Você trata de um assunto/papel de cada vez, evitando a análise simultânea de vários documentos?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

4- Você tem o hábito de só pegar um documento quando está disposto a fazer algo definitivo em relação a ele?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

5- Seus horários para recebimento, análise e encaminhamento de documentos são predeterminados?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

6- Você somente assina documentos após entrar no mérito de seu conteúdo, evitando assinaturas às cegas?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

7- Faz parte da rotina instruir a secretária a preparar uma relação dos documentos que você deseja receber, definindo a destino dos demais?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

8- Ao preparar qualquer texto você costuma planejar o que irá escrever?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

9- Ao redigir qualquer documento, você procura fazê-lo levando em conta as características do destinatário, em vez de escrever para você mesmo?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

10- Antes de comunicar algo a terceiros, você avalia se a melhor alternativa para fazê-lo é verbalmente ou por escrito?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

11- Você costuma responder às solicitações usando a margem do próprio documento recebido?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

12- Ao analisar documentos, você procura em primeiro lugar tratar daqueles mais importantes e dos que trazem maiores resultados, evitando iniciar pela avaliação dos mais urgentes ou de rápida solução?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

13- Sua equipe costuma respeitar os prazos para análise da documentação, evitando deixar as respostas para última hora?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

14- Ao solicitar a outras pessoas a avaliação de qualquer documento, você costuma definir prazos para que isso aconteça?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre

15- Você procura manter em seu local de trabalho apenas os documentos para análise imediata, evitando as chamadas "montanhas" de papel?
Raramente ou nuncaÀs vezesSempre ou quase sempre